چرا اسکرام به تیم های خود مدیریتی نیاز دارد؟

وقتی تیم‌ها با مشکلات پیچیده‌ای مواجه می‌شوند (جایی که ناشناخته‌ها بیشتر از شناخته‌ شده ها است) یا مسئولیت ایجاد یک محصول نوآورانه به آنها داده می‌شود، به ندرت می‌توانند با پیروی از دستورالعمل‌های خاص موفق شوند. از این گذشته، طبیعتاً هیچ راه روشنی برای حل مشکل وجود ندارد، هیچ دستور العملی برای پیروی وجود ندارد. تیم تنها با آزمایش راه حل می‌تواند به راه حل برسد. آنها باید فرضیه‌هایی ایجاد کنند، تعیین کنند که چگونه فرضیه خود را آزمایش کنند و بر اساس بینش‌هایی که از طریق آزمایش خود کشف کرده اند عمل کنند.

بهترین راه برای حمایت از تیمی که به این روش کار می‌کند این است که به جای هدایت کردن آنها، فضایی برای تعیین نحوه انجام کارشان در اختیار آنها قرار دهیم. این فضا و توانمندی جوهره خود مدیریتی است.

تیم خود مدیریتی چیست؟

تیم های خود مدیریتی آنهایی هستند که به آنها اختیار و استقلال داده میشود تا کار خود را مدیریت کنند. آنها تعیین می‌کنند که چه کاری باید انجام شود، چه کسی باید آن را انجام دهد و چه زمانی باید انجام شود. رهبران چابک تشخیص می‌دهند که نقش آن‌ها «مدیریت» تیم نیست، بلکه ایجاد شرایطی است که توانایی تیمشان برای مدیریت خود را قادر می‌سازد یا از آن پشتیبانی می‌کند و سپس از سر راه خود خارج می‌شوند!

برای پیشرفت خود مدیریتی باید موارد زیر وجود داشته باشد:

اهداف واضح – چارچوب اسکرام شامل دو هدف مهم است: هدف محصول و هدف اسپرینت. اما، اینها تنها اهدافی نیستند که در اینجا در مورد آنها صحبت می کنیم. برای اینکه یک تیم اسکرام بفهمد چه کاری باید انجام دهد، باید دلیل انجام این کار را مشخص کند. چرا تیم تشکیل شده است؟ از آنها خواسته می شود چه مشکلی را حل کنند؟

مرزهای شفاف – به تیم ها استقلال داده می‌شود تا تصمیمات خود را بگیرند. درک تشخیص اینکه، تیم می‌تواند چه تصمیماتی را به تنهایی بگیرد و کدام تصمیم را نمی‌تواند برای خود مدیریتی تیمها کلیدی است. ممکن است برخی از تصمیمات قبلاً گرفته شده باشد و از اختیار تیم خارج باشد. به عنوان مثال، ممکن است محدودیت های سازمانی مانند بودجه ای که برای حمایت از تلاش ها کنار گذاشته شده است، مقررات حفظ حریم خصوصی مانند GDPR، پروتکل های امنیتی و محدودیت های توافقات که توسط مقررات دولتی تعیین شده است، وجود داشته باشد.

مسئولیت‌های شفاف – هر یک از اعضای تیم نقشی را برای دستیابی به اهداف تیم ایفا می‌کند. درک اینکه چه کسی برای دستیابی به نتایج مختلف مسئول است به تیم کمک می‌کند تا روی کار تمرکز کند.

همچنین برای یک تیم خود مدیریتی مهم است که تیم cross-functional باشد و مهارتهای لازم برای انجام کارهای روزمره خود را بدون تکیه مداوم به خارج از تیم داشته باشد. نداشتن مهارت‌های لازم در تیم، استقلال و توانایی تیم را برای مدیریت بهینه کارهای خود کاهش می‌دهد. این امر ممکن است مستلزم آموزش مهارت‌های جدید به اعضای تیم اسکرام باشد، به طوری که اعضای تیم می‌توانند در هر زمان به کار خود بپردازند.

چارچوب اسکرام راهنمایی هایی را برای فراهم ساختن خود مدیریتی ارائه می دهد. به عنوان مثال:

• اهدافی مانند هدف محصول و هدف اسپرینت.
• مرزهای پیرامون نحوه سازماندهی کار، مانند شفاف کردن کار (بکلاگ محصول و بکلاگ اسپرینت) فراهم کردن و تسهیلگری رویدادها برای افزایش ارتباطات و همکاری.
• مسئولیتهای اسکرام که توسط اسکرام مستر، مالک محصول و توسعه دهندگان پشتیبانی می شود.

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، تیم های خود مدیریتی تعیین می‌کنند که چه کاری، چه زمانی و چگونه کار باید انجام شود و چه کسی آن را انجام می‌دهد. در اینجا یک چارچوب خوب برای تشخیص اینکه آیا تیم شما واقعاً خود مدیریت هست یا از خارج تیم هدایت می‌شود، آماده شده است:

• تیم کار خود را با تصمیم گیری در مورد کارهایی که باید روزانه انجام دهند مدیریت می‎کند.

آیا در جهت اهداف شفاف عمل می‌‌کنید؟ آیا تیم شما از هدف محصول و هدف اسپرینت برای هدایت تصمیمات خود استفاده می‌کند؟

آیا تیم شما روی ارزش قابل ارائه تمرکز می‌کند؟

آیا تیم شما تعیین می‌کند که چگونه PBI را به بهترین نحو انجام دهد؟ آیا تیم بدون هدایت خارج از تیم تصمیم می‌گیرد که چه کاری باید انجام دهد؟

• تیم کار خود را با تصمیم گیری در مورد زمان انجام فعالیتهای خاص مدیریت می‌کند. آنها این کار را بدون دستور خارجی انجام می‌دهند.

آیا تیم حجم واقعی و چالش برانگیز کار را برای اسپرینت انتخاب می‌کند و آیا تیم کار را در اسپرینت انجام می‌دهد؟

آیا تیم انتخاب می‌کند چه چیزی و چه زمانی منتشر شود؟

• نحوه تعامل اعضای تیم با یکدیگر سرنخ هایی را در مورد اینکه آیا تیم خود مدیریتی است یا خیر، ارائه می‌کند.

آیا توسعه دهندگان تصمیم می‌گیرند که چه کسی کار را انتخاب کند؟

آیا تیم برای حل مشکلات همکاری می‌کند؟

آیا همه اعضای تیم حرفی برای گفتن دارند؟

آیا آنها به یکدیگر اعتماد دارند؟

آیا اعضای تیم با یکدیگر همکاری می‌کنند و به یکدیگر کمک می‌کنند؟

• اینکه تیم چگونه شیوه های کاری خود را مدیریت می‌کند، شاخص خوبی است برای تشخیص اینکه آیا تیم خود مدیریتی هست یا خیر.

آیا آنها شیوه‌های کیفی خود را تعریف و بهبود می‌بخشند؟

آیا آنها به طور مداوم پیاده سازی و انطباق‌ های اسکرام خود را، بهبود می بخشند؟

آیا کاری که انجام می‌شود (done) شفاف است؟

آیا آنها برای انجام کار درست تخصیص داده میشوند؟

آیا آنها ارزش‌های اسکرام را در تیمهای خود زندگی می‌کنند؟

افسانه ها و برداشت‌های اشتباه در مورد خود مدیریتی

چیزهای کمی در اسکرام به اندازه نیاز یک تیم اسکرام برای خود مدیریتی سوء تفهیم و تفسیر شده است. در سطح بالا، مفهوم چندان پیچیده و دشوار نیست. اما تفاوت های ظریف باعث می‌شود همه چیز زیر سوال برود. به سادگی می‌توان گفت: تیم برای انجام کار خود به استقلال و اختیار نیاز دارد. با این حال، عبارت «خودمدیریتی» برخی را به این باور رسانده است که اسکرام ضد مدیریت یا ضد مدیر است. این به سادگی درست نیست. در واقع، چندین سو تفاهم وجود دارد که ما می‌خواهیم آنها را رد کنیم:

برداشت اشتباه: خود مدیریتی به این معناست که به هیچ مدیری نیاز نیست و تمام کارهای سنتی “مدیران” توسط افراد تیم انجام می شود. این می‌تواند شامل پاداش، استخدام، اخراج، ترفیع و توسعه شغلی باشد. این تفکر همچنین نشان می‌دهد که اسکرام به ساختارهای سازمانی مسطح، بدون عنوان یا پاداش فردی نیاز دارد.

واقعیت: خود مدیریتی در تیم اسکرام به معنای «عدم مدیر» در سازمان نیست. درست است که هیچ مدیری برای تشکیل یک تیم اسکرام الزامی نیست، اما این بدان معنا نیست که هیچ مدیری در سازمان لازم نیست.

در سازمان هایی که به درستی از اسکرام استفاده می‌کنند، نقش مدیر از هدایت تیم به سمت حمایت از تیم تغییر می‌کند. آنها اغلب افراد مناسبی در سازمان هستند تا مطمئن شوند که تیم‌های اسکرام همه چیزهایی را که برای موفقیت نیاز دارند، مانند تجهیزات لازم، بودجه و همکاری پرسنل خارج از تیم اسکرام، در اختیار دارند.

برداشت اشتباه: خود مدیریتی به این معنی است که تیم ملزم به پیروی از قوانین خارج از تیم نیست. اگر آنها قدرت تصمیم گیری خود را داشته باشند، به این معنی است که می‌توانند مدیران و ذینفعان را نادیده بگیرند و در برابر آنها پاسخگو نیستند.

واقعیت: اسکرام مسئولیت پذیری را بسیار جدی می‌گیرد. تیم به عنوان یک کل مسئول ایجاد کارهای ارزشمند است و هر یک از اعضای تیم مسئولیت‌های شفافی دارند. هیچ چیزی در خود مدیریتی وجود ندارد که هرج و مرج را تشویق کند و پیشنهاد تعلیق قوانین از خارج از تیم را بدهد. تیم های اسکرام در واقع در کار و تعهدات خود بسیار منظم هستند.

برداشت اشتباه: تیم ها کاملاً خودکفا هستند، تمام مهارت‌های لازم برای انجام همه کارها را دارند و نباید برای کمک به خارج از تیم خود بروند.

واقعیت: درست است که تیم برای مدیریت مؤثر کار خود، باید مهارت های لازم را برای انجام کار داشته باشد. با این حال، کارهای پیچیده اغلب به کمک موقت افراد با مهارت‌های تخصصی نیاز دارد. در اکثر مواقع، تعداد کمی از این متخصصان برای عضویت تمام وقت در تیم‌های اسکرام، در دسترس هستند و باید در تیم‌های زیادی به اشتراک گذاشته شوند. تیم‌های خود مدیریتی ممکن است تمام مهارت‌های لازم را نداشته باشند، اما با همکاران خارج از تیم خود همکاری مؤثری دارند و با هم تعیین می‌کنند که چگونه کار انجام شود.

برداشت اشتباه: زمانی که تیم های خود مدیریت با چالش هایی مواجه می‌شوند، همیشه بهتر است به آن ها اجازه دهیم خودشان آن را حل کنند.

واقعیت: تیم‌های خود مدیریتی سخت تلاش می‌کنند تا موانع خود را برطرف کنند، اما این مجوزی برای نادیده گرفتن چالش‌هایی نیست که نمی‌توانند بر آن‌ها غلبه کنند. ما داستان‌های عجیبی از ذینفعان پرمشغله شنیده‌ایم که راهنمایی کافی در مورد اهداف سطح بالا یا بازخورد مناسب در مورد کار انجام شده ارائه نمی‌دهند و ادعا می‌کنند که به تیم اجازه می‌دهند «خود مدیریتی» کند. به طور مشابه، ما در مورد اسکرام مسترها شنیده ایم که با شناسایی تعارضات ناسالم در بین اعضای تیم، اختلال موجود در مرحله رشد تیم را نادیده می‌گیرند و ادعا می‌کنند که به تیم اجازه می‌دهند تا راه خود برای رسیدن به راه حل را “خود مدیریت” کند.

هیچ‌کدام از این مثال‌ها از خود مدیریتی تیم حمایت نمی‌کنند، بلکه نمونه‌هایی از کنار گذاشتن مسئولیت‌های خود در قبال تیم هستند.

مترجم: فائزه شمس

منبع: https://www.scrum.org/learning-series/self-managing-teams