مقدمه

تیم‌های اسکرامی همیشه نیاز به تصمیم گیری هایی دارند، مثلاً چگونه می‌توانیم نحوه کار با هم را بهبود بخشیم؟ استراتژی بلندمدت محصول ما چیست؟ چگونه می توانیم در خلق ارزش موثرتر باشیم؟ چه فناوری های جدیدی را برای استفاده انتخاب می کنیم؟ چگونه این تعارض را حل کنیم؟

به‌عنوان یک اسکرام مستر، کمک به تیم‌ها برای رسیدن به یک تصمیم مؤثر و به دست آوردن تائید از سوی همه اعضای تیم می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به‌ویژه زمانی که اعضای تیم نمی‌دانند چه کسی در تصمیم‌گیری حرف آخر را می‌زند. درک قوانین تصمیم گیری و چگونگی تصمیم گیری ضروری است، زیرا ابهام در فرآیند تصمیم گیری باعث سردرگمی و سرخوردگی می شود. به عنوان مثال، هنگامی که برخی از اعضا فکر می کنند تصمیمی گرفته شده است و گیج می شوند که چرا دیگران هنوز در مورد آن بحث می کنند، احتمالاً از آنها می شنوید که : «فکر می کردم قبلاً در این مورد بحث کرده ایم و تصمیمی گرفته ایم. چرا دوباره در این مورد بحث می کنیم؟» یا شاید از دیگرانی که کاملاً بی اطلاع هستند، بشنوید که “من هرگز با این تصمیم موافق نبودم.”

علاوه بر سردرگمی و ناامیدی، زمانی که یک فرآیند تصمیم گیری روشن وجود نداشته باشد، ممکن است تنش های دیگری مانند بحث های بی انتها ، صداهای بلندی که به نظر می رسد همیشه برنده هستند و تیم های تحت فشار زمان که برای تصمیم گیری یا تصمیم نگرفتن عجله دارند را تجربه کنید.

قوانین تصمیم گیری رایج

اگر می‌خواهید همسویی ایجاد کنید و به حرکت افراد به سمت یک هدف مشترک کمک کنید، تیم باید شاخص روشنی از زمان رسیدن به یک تصمیم، نحوه رسیدن به آن و افرادی که نظر می دهند داشته باشد. این کار باعث شفافیت می شود، از خود مدیریتی حمایت می کند و به ایجاد توافقاتی کمک می کند که همه همه آن را تائید میکنند. البته، هر قاعده تصمیم گیری همیشه مناسب نیست. هر قانون تصمیم گیری نقاط قوت و چالش های خود را دارد و شما باید تصمیم بگیرید که با توجه به Context شما ، کدام یک برایتان بهترین است.

در این مقاله قوانین تصمیم گیری رایجی را که تیم های اسکرام می توانند بر اساس کتاب سام کانر، راهنمای تسهیل کننده برای تصمیم گیری مشارکتی در نظر بگیرند، به اشتراک می گذاریم: توافق به اتفاق آرا، اکثریت آرا، شخصی مسئول تصمیم گیری پس از بحث می شود، شخص مسئول تصمیم گیری بدون بحث می شود.  و تفویض اختیار.

اتفاق آرا

قاعده تصمیم گیری توافقی به اتفاق آرا به این معنی است که همه افراد درگیر در فرآیند تصمیم گیری به نتیجه یا تصمیم مشابهی رسیده اند. به عبارت دیگر، وضعیتی است که در آن تک تک افراد درگیر در یک تصمیم با نتیجه موافق هستند. هیچ اختلاف و اعتراضی از جانب کسی وجود ندارد و همه از این تصمیم حمایت می کنند.

چه زمانی از قانون تصمیم گیری به اتفاق آرا استفاده کنیم؟ قانون تصمیم گیری یکپارچه برای تصمیماتی که یک تیم به درک مشترکی از همه اعضای تیم نیاز دارد، به خوبی عمل می کند، به عنوان مثال هنگام تشکیل تعریف Done.

تکنیک های پیشنهادی: Fist of Five, Gradients of Agreement Scale (Avoid direct Yes/No techniques. They can be unclear and apply pressure leading to weaker buy-in.)

رای اکثریت

قانون تصمیم اکثریت به این معنی است که برای تصویب یک تصمیم، بیش از نیمی از اعضای تیم در گروه باید با تصمیم موافق باشند. وقتی تیم احساس می کند سرعت تصمیم گیری باید مهمتر از کیفیت باشد، استفاده از اکثریت می تواند سازش خوبی بین توافق وقت گیر و بدون بحث باشد.

چه زمانی از قانون تصمیم گیری اکثریت استفاده کنیم؟  ایده اصلی پشت استفاده از رای اکثریت در زمانی که ریسک‌ها زیاد است، این است که رقابت ایده‌ها فشار ایجاد می‌کند و استدلال افراد در طول بحث بهبود می‌یابد. با این حال، تجربه نشان داده که افراد همیشه بر اساس منطق استدلال های ارائه شده رأی نمی دهند. برای جلوگیری از این امر، بهتر است تیم‌ها فقط زمانی از قانون اکثریت رای استفاده کنند که باید یک تصمیم سریع و کم هزینه اتخاذ شود، مانند زمانی که تصمیم می‌گیرند که ناهار را کجا بخورند.

تکنیک های پیشنهادی:  Show of hands, Roman voting, Anonymous voting, Polls

یک نفر بعد از بحث تصمیم میگیرد.

این رویکرد به این معنی است که یک نفر مسئول تصمیم گیری است و سعی میکند قبل از تصمیم گیری بینش و نظرات بیشتری را جمع آوری کنند. به عنوان مثال، یک مالک محصول، بحثی را با ذینفعان در مورد اینکه با ارزش‌ترین آیتم‌های بعدی در Product Backlog چه باشد، تسهیل می‌کند. مالک محصول ایده‌ها، داده‌ها، نگرانی‌ها و افکار ارزشمند را جمع آوری می‌کند. هنگامی که بحث کافی صورت گرفت، مالک محصول تصمیم نهایی را در مورد اینکه چه مواردی باید در اولویت Product Backlog قرار گیرند، می گیرد.

در این رویکرد اگر چه یک نفر مسئول تصمیم گیری اسن اما افراد در فرآیند تصمیم گیری درگیر می شوند. در حالی که فرد تصمیم گیرنده از هوش جمعی و تجربه  افراد برای افزایش درک خود استفاده می کند، دسترسی، اختیار، منابع و اعتبار دارد تا بر اساس آنچه تصمیم می گیرد عمل کند. از بحث افراد در مورد تصمیم گرفته شده اجتناب می‌کند و تصمیم‌گیری را سرعت می‌بخشد.

چه زمانی از این رویکرد و فرآیند تصمیم گیری استفاده کنیم؟ این رویکرد برای تصمیم گیری های تاثیرگذار مناسب است، همچنین زمانی که تصمیم گیرنده می خواهد از هوش جمعی و تجربیات گروه برای تصمیم گیری آگاهانه تر استفاده کند. نمونه ای از استفاده از این قانون تصمیم گیری زمانی است که مالک محصول در مورد اولویت PBI ها و آنچه تیم باید در مرحله بعدی دنبال کند تصمیم می گیرد.

یک نفر بدون بحث تصمیم می گیرد.

وقتی کسی بدون بحث تصمیم می گیرد به این معنی است که خودش موقعیت را تجزیه و تحلیل می کند و به تنهایی در مورد یک برنامه اقدام تصمیم می گیرد.

لازم نیست برای هر تصمیمی با دیگران واردبحث و یا توافق شوید، برای مثال در مورد تصمیمات کم خطر و کم تاثیر. همچنین این رویکرد ممکن است برای موارد پرمخاطره خاصی مناسب باشد، برای مثال در شرایط بحرانی که نیاز به اقدام و راه حل فوری است. با این حال، به عنوان یک قاعده کلی، هر چه تأثیر تصمیم بیشتر باشد، تصمیم گیری بدون مشورت با دیگران ریسک بیشتری دارد.

چه زمانی از این رویکرد استفاده کنیم؟ این رویکرد برای تصمیم گیری های کم تاثیر که ساده هستند مفید است، مانند زمانی که یک مالک محصول تصمیم می گیرد یک ذینفع جدید را به Sprint Review دعوت کند. هنگام اعمال این رویکرد برای تصمیماتی که تاثیرگذاری بالایی دارند، احتیاط کنید. تصمیم گیری یک نفر برای کل تیم بدون هیچ ورودی می تواند خود مدیریتی و شفافیت را تضعیف کند و در عین حال نوآوری را خفه کند.

تفویض اختیار

تفویض یک تصمیم به معنای سپردن مسئولیت تصمیم گیری به شخص دیگری است، اغلب این فرد در آن زمینه واجد شرایط است یا دانش بیشتری دارد. به عنوان مثال، مالک محصول در قبال مدیریت موثر Product Backlog مسئول است، اما همچنین می تواند تصمیم بگیرد که بخشی از کار را به دیگران واگذار کند. مثال دیگر زمانی است که رهبری برای تخصص در تیم ارزش قائل است و به آنها اعتماد می کند تا تصمیمات خود را در رابطه با محصول و نحوه کارشان بگیرند.

چه زمانی از تفویض اختیار استفاده کنیم؟  در صورتی که افراد دیگری صلاحیت بیشتری برای تصمیم گیری داشته باشند یا در جایی که به نظرات شخص مسئول نیازی نباشد، بهتر است تصمیمات تفویض شود.

نکات کلیدی

• رویکردهای تصمیم گیری ابزاری ضروری برای بهبود کیفیت تصمیم گیری هستند. آنها به کاهش ابهام، ناامیدی، تصمیمات تحت فشار و بحث های تکراری که بی انتها ادامه دارند کمک می کنند.
• انتخاب قاعده تصمیم گیری (توافق اتفاق آرا، رای اکثریت، یک نفر پس از بحث تصمیم می گیرد، یک نفر بدون بحث و تفویض اختیار تصمیم می گیرد) بر رفتار افراد و نحوه کار آنها با یکدیگر تاثیر می گذارد.
• قواعد تصمیم گیری رویکردی شفاف و ساختار یافته در نحوه تصمیم گیری به تیم ها ارائه می دهد که می تواند به کاهش سوگیری، افزایش کارایی و بهبود شفافیت و پاسخگویی کمک کند.
• هر قانون تصمیم گیری نقاط قوت و چالش های خود را دارد و شما باید تصمیم بگیرید که کدام یک برای شما بهترین است که بسته به زمینه خود امتحان کنید.

مترجم: امیر دوراندیش

منبع: https://www.scrum.org/learning-series/making-clearer-decisions-using-decision-rules