چگونه یک آیتم بزرگ را در بک لاگ محصول خود می شکنید؟ چگونه می توانید یک هدف اسپرینت با ارزش تر مشخص کنید؟ و چگونه می توانید به افراد کمک کنید تا آنچه را که در مقابل آنها قرار دارد را ببینند؟ اغلب، تنها چیزی که نیاز دارید این است که سوال درست را در زمان مناسب بپرسید. به همین دلیل است که ما زمان زیادی را صرف جمع آوری تعداد زیادی از سوالات قدرتمند برای شما کرده ایم.

ما به تجربه می دانیم که بهترین راه برای آزادسازی تیم ها این است که شما به جای ارائه راه حل از آنها سوال بپرسید. بهترین تیم‌هایی که می‌شناسیم سرمایه‌گذاری زیادی برای یادگیری مهارت‌هایی می‌کنند که سؤالات درست را در زمان مناسب بپرسند و سپس برای پاسخ به آن با هم همکاری کنند.

برای کتاب “راهنمای رهایی از زامبی اسکرام“، بیش از 50 مورد از محبوب ترین سوالات قدرتمند را گردآوری کردیم و سخت کار کردیم تا شش حوزه ای را که تیم ها بیشترین مشکل را دارند پوشش دهیم:

1. Sprint Goal ها و Sprint Backlog های بهتری ایجاد کنید.
2. آیتم های Product Backlog را بشکنید.
3. گفتگوی کشف و اقدام (تفکر خلاق)؛
4. به آرامی باورها را به چالش بکشید و یادگیری دو حلقه ای را توصیه کنید.
5. تمرکز تیم را در طول اسپرینت حفظ کنید.
6. به تیم ها کمک کنید دیدگاه خود را از Technical به Functional تغییر دهند.

از افراد تیم خود دعوت کنید تا به صورت تصادفی سؤالی را از یک دسته انتخاب کنند و با هم به آن پاسخ دهند. واقعاً بی نظیر است.

چگونه آماده شویم؟

مدت زمان

این کاملاً به رویکردی که شما استفاده می کنید بستگی دارد. پاسخ دادن به یک سوال می تواند 5 دقیقه طول بکشد، اما با رویکرد استفاده از ساختارهای آزادی بخش،می تواند  90 دقیقه طول بکشد.

مخاطب مورد نظر

این سوالات برای تیم های اسکرام که محصولات را توسعه می دهند طراحی شده است. بنابراین استفاده از سوالات در تیم شما منطقی است. اکیداً توصیه می کنیم که ذینفعان مهم نیز حضور داشته باشند. بسیاری از سؤالات مستقیماً در مورد ذینفعان یا محصولاتی است که آنها در آن سهم دارند. به جای تلاش برای یافتن پاسخ در تیم خود، آن را همراه با ذینفعان بررسی کنید.

تحویل مجازی

ما از این تمرین با موفقیت در تیم های مجازی استفاده کرده ایم. این موفقیت نیاز به آماده سازی و ابزار مناسب دارد. در کارمان، ما به‌طور هدفمند از اصول ساختارهای آزادی‌بخش پیروی می‌کنیم و تعاملات را به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنیم تا به همه اجازه مشارکت بدهیم – و نه فقط صداهای بلند. اگر با گروهی بیشتر از پنج شرکت‌کننده کار می‌کنید، به ابزارهایی نیاز دارید که به شما امکان ساختن اتاق های فرعی را بدهند. Zoom برای این کار ایده آل است، اما ویژگی های مشابه در ابزارهایی مانند Teams و GotoMeeting ارائه شده است.

در یک جلسه مجازی، می توانید از یک وایت برد مجازی مانند Mural، Miro یا Google Slides استفاده کنید تا تجربه خوبی را ارائه دهید. می توانید برد خود را همانطور که در تصویر نشان داده شده است آماده کنید. یا به سادگی سوالات را با نشان دادن آنها از طریق زوم به اشتراک بگذارید.

چه زمانی از سوالات قدرتمند استفاده کنیم؟

یافتن فرصت هایی برای استفاده از سوالات قدرتمند سخت نیست. می توانید از آنها در هنگام ساخت یک تیم اسکرام جدید، در جلسه ای با سایر اسکرام مسترها یا برای بهبود همکاری با سایر تیم های اسکرام استفاده کنید. رایج ترین کاربرد برای استفاده از این سوالات، رویدادها و فعالیت های مختلف اسکرام هستند. می‌توانید سؤالاتی را که فکر می‌کنید مرتبط‌تر هستند از طریق یک وایت برد دیجیتال به اشتراک بگذارید، یا به سادگی آنها را در طول یک تماس Zoom بپرسید.

Sprint Planning

برنامه ریزی اسپرینت در مورد انتخاب کاری از بک الگ محصول است که برای دستیابی به هدف اسپرینت مورد نیاز است. اما یک هدف اسپرینت خوب چیست؟ و با توجه به هدف اسپرینت، چه کاری باید انجام شود؟ و چه چیزی کمتر اهمیت دارد؟ سوالات «ایجاد اهداف اسپرینت بهتر و بک لاگ‌های اسپرینت» به شما کمک می‌کنند تا پاسخی پیدا کنید. نمونه این سوالات عبارتند از:

• “در حین کار روی هدف اسپرینت چه اتفاقی باید بیفتد، که دلیلی برای جشن گرفتن باشد؟”
• “اگر ما اسپرینت بعدی را لغو کنیم و به تعطیلات برویم، چه چیزی را از دست می دهیم یا بعداً برایمان سخت‌تر می‌شود؟”
• زمانی که ما به این هدف اسپرینت دست یابیم، چه چیزی به وضوح از دیدگاه ذینفعان ما تغییر یا بهبود یافته است؟

Daily Scrum

Daily Scrum جایی است که تیم توسعه برای 24 ساعت آینده، همکاری خود را برای دستیابی به هدف اسپرینت برنامه ریزی می کند. اسکرام روزانه زمانی ایده آل برای بررسی پیچیدگی های موجود در اسپرینت است. سوالات «تیم را در طول اسپرینت متمرکز نگه دارید» به تیم توسعه کمک می‌کند تا برنامه‌ای برای روز جاری داشته باشد. نمونه این سوالات عبارتند از:

• “بزرگترین bottleneck در کار فعلی ما با هم چیست؟ امروز برای از بین بردن آن چه کنیم؟»
• چه چیزی ما را از تکمیل کردن این آیتم باز می دارد؟ کجا به کمک نیاز داریم؟»
• “به جای شروع آیتم جدید، کجا می توانید به دیگران کمک کنید تا کارهایی را که در حال انجام است را تمام کنند؟”

Sprint Review

بررسی اسپرینت در پایان یک اسپرینت انجام می شود. هدف آن بررسی کاری است که تا به امروز انجام شده است و تصمیم گیری در مورد اقدامات بعدی بر اساس درس آموخته هاست. ممکن است در طول بررسی اسپرینت، تیم اسکرام و ذینفعان به مشکلی برخورد کنند. اینجاست که سوالات «دیالوگ کشف و اقدام (تفکر خلاق)» به کمک ما می آیند. این سوالات به شما کمک می کند تا علت اصلی مشکل را با هم کشف کنید:

• “چگونه متوجه شدید که این مشکل وجود دارد؟”
• “چگونه به طور موثر در حل مشکل کمک می کنید؟”
• آیا کسی را می شناسید که قبلا این مشکل را حل کرده و می تواند به ما کمک کند؟ چه رفتارها یا عملکردهایی موفقیت آن شخص را ممکن کرده است؟»

Sprint Retrospective

در طی Sprint Retrospective، تیم اسکرام بررسی می‌کند که چگونه با یکدیگر برای رسیدن به هدف اسپرینت کار کرده‌اند، و چه چیزی را می‌توان در اسپرینت بعدی بهبود بخشید. این موارد می تواند شامل یک تعریف به روز شده از Done ، تحقیق در مورد ابزارها یا فناوری های جدید، تغییر در Team agreement یا ترکیب تیمی متفاوت باشد. سوالات مربوط به «به آرامی باورها را به چالش بکشید و از یادگیری حلقه‌ای استفاده کنید» به تیم کمک می‌کند تا پیشرفت‌های تاثیرگذار **واقعی** را تعریف کند. به عنوان مثال، باورهای اشتباهی را که مانع از رشد تیم می شوند، به چالش بکشید. نمونه سوالات عبارتند از:

• “چه اتفاقی می افتد اگر این باور اشتباه باشد؟”
• «کجا این باور تأیید شده است؟»
• “چه اتفاقی باید رخ دهد تا شما این باور را رها کنید؟”

Refinement

موارد موجود در بک لاگ محصول یادآور «مکالماتی هستند که باید در آینده داشته باشیم». و فرآیند Refinement انجام مداوم آن مکالمات است. گاهی اوقات این به معنای صحبت با ذینفعان در مورد یک آیتم است که ممکن است در Sprint بعدی به انجام شود، در حالی که گاهی اوقات نیز می‌توان موضوعی را مشخص کرد که تیم در حال کار روی آن است. اغلب، Refinement به معنای شکستن کارهایی است که در بک‌لاگ محصول خیلی بزرگ هستند که در یک اسپرینت کامل نمی‌شوند (که معمولاً به این معنی است که آنها خیلی پیچیده هستند). سوالات «شکستن آیتم های بک لاگ محصول» به شما در انجام این کار کمک می کند، به عنوان مثال:

• “کدام یک از acceptance criteria برای این مورد را می توانیم فعلا نادیده بگیریم و بعدا پیاده سازی کنیم؟”
• “کوتاه ترین و ساده ترین راه ممکن برای اجرای این آیتم چیست؟”
• «اگر مجبور بودیم این آیتم را فقط در یک روز اجرا کنیم، روی چه چیزی تمرکز می‌کردیم؟ بعداً چه کار می کردیم؟»

سوالات مربوط به “کمک به تغییر دیدگاه تیم‌ها از Technical به Functional ” اغلب در طول refine نیز مفید هستند. سوالاتی که می توانید برای ایجاد درک بهتر از موارد بک لاگ محصول استفاده کنید عبارتند از:

• بخش فروش چگونه می تواند مزایای محصول را برای یک کاربر یا مشتری جدید توضیح دهد؟
• «وقتی این آیتم را پیاده‌سازی می‌کنیم، کدام کاربر (ها) بیشتر از آن سود می‌برند؟»
• “اگر ما این آیتم را پیاده سازی نکنیم، کاربران ما در آینده احتمالا چه شکایت هایی از ما دارند؟”

چگونه از سوالات قدرتمند استفاده کنیم؟

اکنون که نمونه‌هایی از زمان استفاده از سؤالات قدرتمند را دارید، ممکن است بگویید “اما چگونه؟”. یک راه آسان این است که از تیم خود دعوت کنید تا به صورت تصادفی سؤالی را از یک دسته انتخاب کنند که می تواند به یک مکالمه مفید منجر شود. با استفاده از Liberating Structures، شانس یک گفتگوی ارزشمند به شدت افزایش می یابد. Liberating Structures به قطع گفتگو کمک می کند و به همه اجازه می دهد تا فعالانه مشارکت داشته باشند.

در زیر نمونه‌هایی از Liberating Structures را به اشتراک می‌گذاریم که می‌توانید در ترکیب با سؤالات قدرتمند استفاده کنید. بسیاری دیگر از Liberating Structures نیز مناسب هستند، اما اینها به شما در شروع کار کمک می کنند.

کافه گفتگو

از کافه گفتگو برای درک چالش‌هایی که در تیم با آن روبرو هستید استفاده کنید. این Liberating Structure به همه این فرصت را می‌دهد تا دیدگاه‌های خود را به اشتراک بگذارند و به طور مشترک بینشی در مورد چگونگی حرکت رو به جلو کسب کنند.

مراحل:

1. برای گروه‌های چهار یا پنج نفره، breakout ها را آماده کنید.
2. (2 دقیقه) سؤال قدرتمند برای کافه گفتگو را به اشتراک بگذارید و به همه فرصت دهید تا تجربیات خود را در مورد موضوع به صورت جداگانه به اشتراک بگذارند.
3. (2 دقیقه) یک نمای کلی از روند گفتگو ارائه دهید. هر گروه چهار دور صحبت را پشت سر می گذارد، دو دور اول در مورد موضوع صحبت می شود، دور سوم به صورت مکالمه باز، و دور آخر برای به اشتراک گذاشتن دوباره بینش های شخصی.
4. (2 دقیقه) توضیح دهید که هنگامی که همه در مرحله breakout هستند، خودشان دور ها را مدیریت خواهند کرد. از هر گروه بخواهید فردی را برای نگه داشتن Timebox و مداخله، زمانی که صحبت های یک نفر از این Timebox خارج می شود، انتخاب کند.
5. (5 دقیقه) در دور اول، همه نظرات و تجربیات شخصی خود را در مورد سوال انتخاب شده به اشتراک می گذارند. تاکید کنید که این دور صحبت، دیالوگ *نیست*.
6. (5 دقیقه) در دور دوم، همه پس از گوش دادن به همه، افکار و احساسات خود را به اشتراک می گذارند. تاکید کنید که این دور صحبت، دیالوگ *نیست*.
7. (8 دقیقه) دور سوم یک مکالمه باز و پر بحث است.
8. (5 دقیقه) در دور چهارم، همه افراد نکات مهم خود را از مکالمه به اشتراک می گذارند. افراد این امکان را دارند که صحبتی نکنند. تاکید کنید که این دور صحبت دیالوگ نیست.
9. (5 دقیقه) هنگامی که همه به اتاق اصلی بازگشتند، به طور مختصر در مورد الگوهای ظاهر شده با کل گروه بحث کنید.

1–2–4-ALL

ساختار رهایی بخش 1-2-4-ALL یک راه عالی برای مشارکت دادن افراد به طور همزمان در ایجاد سؤالات، ایده ها و پیشنهادات است. صرف نظر از اینکه گروه چقدر بزرگ باشد، همه افراد را در جستجوی پاسخ درگیر خواهید کرد.

مراحل:

1. (1 دقیقه) از افراد بخواهید که در مورد سؤال قدرتمند انتخاب شده فکر کنند. به صورت انفرادی و در سکوت.
2. (2 دقیقه) تیم را به گروه های 2 نفره  تقسیم کنید. از آنها بخواهید به سرعت ایده های خود را به اشتراک بگذارند و بر اساس آنها کار کنند.
3. (4 دقیقه) افراد را به گروه های چهار نفری تقسیم کنید، ترجیحاً گروه های 2 نفره را کنار هم نگه دارید و آنها را به گروه های جدید منتقل کنید. از گروه ها بخواهید که ایده های خود را به اشتراک بگذارند و بر اساس آنها ایده های جدید بسازند.
4. (5 دقیقه) همه افراد را در یک فضای کاری مشترک گرد هم آورید و در صورت نیاز ایده های تکراری را حذف کنید.

شبکه سازی بداهه

Liberating Structure شبکه‌سازی بداهه به گروهی با هر اندازه‌ای اجازه می‌دهد تا در کمتر از 20 دقیقه ارتباطات را برقرار کرده و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. این یک راه عالی برای راه اندازی نیروی فکری جمعی گروه و شناسایی سریع الگوهایی است که بعداً عمیق تر خواهند شد.

مراحل:

1. (3 دقیقه) سؤال قدرتمند را به اشتراک بگذارید و به همه برای تفکر فردی زمان دهید. به طور همزمان، breakout ها را برای گروه های 2 نفره آماده کنید.
2. (3 دقیقه) از شرکت کنندگان بخواهید که نظرات خود را در مورد سؤال به اشتراک بگذارند. بگذارید حواسشان به هم باشد و همه مسئول نگه داشتن Timebox باشند.
3. (3 دقیقه) گروه بندی ها را تغییر دهید و از دو نفره های جدید بخواهید به اشتراک‌گذاری افکار خود ادامه دهند.
4. (3 دقیقه) در دور سوم و آخر، از دو نفره های تازه تشکیل شده بخواهید تا افکار خود را به اشتراک بگذارند، اما به الگوها (مثلاً تفاوت ها و شباهت ها) بین مکالمات نیز توجه کنند.
5. (5 دقیقه) هنگامی که همه به گروه اصلی بازگشتند، به طور مختصر در مورد الگوهای ظاهر شده با کل گروه بحث کنید.

جمعیت خردمند

Wise Crowds برای استفاده از خرد گروه های بزرگ استفاده می شود. فضایی را ایجاد می‌کند که در آن افراد می‌توانند هم در یک چالش به صورت مداوم کمک بگیرند و هم با دیگران برای توسعه و تمرین رفتارهایی که به غلبه بر چالش‌های دیگر کمک می‌کنند، کار کنند.

مراحل:

1. (2 دقیقه) از یکی از اعضای تیم یا ذینفعان بخواهید چالش خود را ارائه کند و درخواست کمک کند. از سوالات قدرتمند برای تفکر بهتر استفاده کنید. یافتن پاسخ به یک سوال خاص می تواند ورودی Wise Crowds باشد.
2. (2 دقیقه) اعضای تیم (که به عنوان مشاور عمل می کنند) برای درک بهتر چالش، سؤالات شفاف و روشن می پرسند.
3. سوال کننده ساکت می شود و آماده یادداشت برداری می شود.
4. (8 دقیقه) مشاوران به صورت تیمی سوالاتی می پرسند و توصیه هایی را ارائه می دهند ، در حالی که سوال کننده فقط گوش می دهد.
5. (2 دقیقه) سوال کننده دوباره بازخورد خود را به مشاوران ارائه می دهد: چه چیزی مفید بوده و چه چیزی کمک کننده نیست.

بعد از تمرین

با این سوالات قدرتمند، به جای ارائه راه‌حل، با طرح سؤال، قدرت‌ پنهان تیم خود را آزاد می‌کنید. اگرچه پرسیدن سوال به خودی خود دشوار نیست، یافتن لحظه مناسب و ایجاد یک محیط مناسب می تواند چالش برانگیز باشد. بهترین تیم‌هایی که می‌شناسیم سرمایه‌گذاری زیادی برای یادگیری مهارت‌های پرسیدن سؤالات درست در زمان مناسب و سپس همکاری با یکدیگر برای پاسخ دادن به آن می‌کنند.

منبع : https://www.scrum.org/resources/blog/how-use-powerful-questions-virtually

مترجم: امیر دوراندیش