چارچوب اسکرام فقط برای پروژه های نرم افزاری نیست. در اثبات این مدعا مدرسه اسکرام از آن برای تولید محصول آموزشی “آشنایی مقدماتی با اسکرام” استفاده کرده است.

خیلی ها دوست دارند که تجربه های واقعی کار با اسکرام را ببینند یا در مورد آنها بخوانند ولی بطور معمول محتوای اینچنینی کم است. چرایی آن برمیگردد به اینکه استفاده تمام عیار از اسکرام امری زمانبر است و وابستگی مستقیم به سطح بلوغ تیم دارد و اینکه چقدر به معانی پشت قوانین و المنتهای اسکرام مسلط هستیم. مدرسه اسکرام در حوزه آموزش و مشاوره حرفه ای اسکرام بصورت مستمر در حال فعالیت است و بدیهیست که اگر این علم جواب می دهد ابتدا خود ما هستیم که بایستی بتوانیم از آن استفاده کنیم.

لذا بنا به نیاز پیش گفته تصمیم گرفتیم تا تجربه واقعی استفاده از چارچوب اسکرام برای تولید اولین محصول غیرحضوری خود بنام “آشنایی مقدماتی با اسکرام” را به رشته تحریر در آورده و منتشر نماییم تا دیگران از پتانسیلهای قدرتمند اسکرام در تجربه ای واقعی مطلع گردند و خود برانگیزاننده ای برای آنان جهت استفاده از این چارچوب شود.

دقت کنید که بعضی از قوانین اسکرام شکل خط قرمز دارند و نباید از آنها عدول کرد. لیکن چنانچه عمیقا با مفاهیم بنیادین اسکرام و پیچشهای موی آن آشنا هستید می توانید بصورت موقت و با آگاهی کامل از بعضی از خطوط قرمز آن عبور کنید (کاری که ما کردیم). در اینجا قصد داریم از مکانیزمهای اسکرامی که در این پروژه استفاده شده، صحبت و کمی آنها را موشکافی کنیم.

تعریف محصول

بر اساس تجربه های آموزش و مشاوره گذشته، فرضی شکل گرفت که جای یک دوره باکیفیت غیرحضوری اسکرام در صنعت نرم افزار کشور خالیست. از آن طرف یک نیاز مارکتینگ هم برای جذب علاقمندان برای شرکت در دوره حضوری “بکارگیری موثر اسکرام” وجود داشت لذا تصمیم گرفتیم تا این دو مورد را یکی کنیم. یعنی طراحی یک دوره غیرحضوری اسکرام برای آشنایی مقدماتی علاقمندان با چارچوب اسکرام و در نهایت در صورت علاقمندی ارائه مشوقی به آنان برای شرکت در دوره دو روزه حضوری “بکارگیری موثر اسکرام“.

دقت کنید که با اینکه تجربه خوبی از آموزش و مشاوره اسکرام در مدرسه اسکرام وجود دارد باز هم این محصول را بصورت فرض درنظر گرفته ایم. چون در فضای پیچیده و عدم قطعیت قرار داریم و واقعا نمی دانیم که مشتری از آن استقبال می کند یا خیر.

اسپرینت

تولید این محصول 10 روز از زمان شروع تا لانچ آن زمان مصرف نمود که در نوع خود زمانی کوتاه و فوق العاده محسوب می شود. همچنین طول اسپرینتهای ما یک هفته بوده است.

Sprint Goal

هدف اسپرینت تا آنجا که می تواند باید ساده بوده و عمیقا معنی موفقیت کار را در خود داشته باشد تا بتواند نقطه ای قابل اتکا برای مذاکره در مورد اسکوپ کار باشد. لذا هدف اسپرینت را اینگونه تعریف کردیم: “فروش اولین نسخه از محصول غیرحضوری تولید شده”

دقت کنید که این هدف تمرکز تیم را به شدت بالا برده و نه تنها انجام همه کارهای محتوایی و زیرساختی محصول را شامل می شود بلکه نیم نگاهی هم به مارکتینگ آن دارد. پس چاره ای جز تمام کردن همه ابعاد کار وجود ندارد تا بتوان یک نسخه از محصول را فروخت.

اعضای تیم

تیم اسکرام ما برای این محصول 3 نفر بوده و همه هر کاری لازم بود انجام داده ایم تا به هدف اسپرینت برسیم. این همان مفهوم Collaboration است. ما از وردپرس و ووکامرس برای زیرساخت نرم افزاری فروش محصول و پلاگین سنسی برای مدیریت دوره آموزشی استفاده کرده ایم.

Task Management Tool

ما از ابزار ترلو برای مدیریت کارها استفاده کردیم و به جای جلسات Daily Scrum محدودیت یکبار آن را برداشته و هر چند بار در روز که نیاز بود با هم جلسه می گرفتیم. دقت کنید هدف همه ایونتهای اسکرام Inspect & Adapt است. جلسه Daily Scrum تضمین می کند که تیم حداقل یکبار در روز وضعیت خود را پایش کند. حال اگر بیش از آن خواستند محدودیتی وجود ندارد که ما از این پتانسیل استفاده کردیم. از آنجایی که اعضای تیم در یک محل نبودیم و به خاطر ویروس کرونا هر کدام در منزل مشغول کار بودیم، برای داشتن سطح بالای Transparency  گروهی در واتساپ ساختیم تا در لحظه بتوانیم با یکدیگر هماهنگ شویم.

تصویر بورد ترلو تیم (از ساختاری بسیار ساده استفاده کردیم. همچنین برای رعایت حریم خصوصی کارها از تصویر حذف شده اند)

Self-organization

برای رسیدن به شرایط خود سازمانده بودن بایستی سه اصل رعایت شود: Shared Goal, Clear Accountabilities, Boundaries

Shared Goal: همان هدف اسپرینت که تعریف کرده ایم می باشد و باعث می شود همه برای رسیدن به یک هدف مشترک تلاش کنیم.

Clear Accountabilities: با اینکه همه هر کاری می کردیم ولی معنی آن این نیست که یک کار را دو یا سه نفر انجام می دادند بلکه با هماهنگی مستمر برای هر کار یک شخص داوطلب و آن کار انجام میشد.

Boundaries: اینکه انتهای اسپرینت بایستی خلق ارزش شود تا بتوانیم از بازار فیدبک بگیریم مهمترین boundary ما بود. چیزی که اسکرام به خوبی در قوانین خود گنجانده است. پس فقط انجام دادن تسک کافی نیست بلکه همه اعضای تیم بایستی فعالانه همکاری کنند تا فیچر تمام و خلق ارزش شود. خلق ارزش با تمام کردن تسک اتفاق نمی افتد.

با رعایت مستمر این سه اصل به خوبی خود-سازمانده بودن را زندگی کردیم.

Cross-functionality

طبق این اصل تمام مهارتهای موردنیاز برای انجام کل کار باید درون تیم باشد. لذا زمانی که مهارتی نیاز می شود و آن مهارت در تیم وجود ندارد یک راهکار این است که یک شخص استخدام کنیم که معمولا هزینه این تصمیم گیری بالاست. اما راه حل دیگری هم وجود دارد یکی از اعضای تیم که از نظر علاقه و توانمندی نزدیکی بیشتری با آن مهارت دارد داوطلب می شود تا آن مهارت مورد نیاز را یاد بگیرد و ما اینکار را انجام دادیم. برای توضیح بیشتر برای میکس و مونتاژ ویدئوها نیاز به استفاده از یک نرم افزار ویرایش ویدئو داشتیم که یکی از ما داوطلب شد و کار با نرم افزار Camtasia را یاد گرفت.

Emergent Learning

تیم مدرسه اسکرام بخوبی و به شکلی فوق العاده معنی پیچیدگی و نادانستگی را در این پروژه تجربه کرد و اینکه راه حلها به تدریج بر اساس انجام کار و به جلو رفتن خود را نشان می دهند. در اصل در این فضا چیزهای زیادی وجود داشت که ما نمی دانستیم که نمی دانیم. در این خصوص دو تجربه را بیان می کنیم:

1- پرده کروماکی (Chroma Key):

همیشه برای ساخت ویدئوها برایمان سوال بود که چگونه می توان یک بک گراند خوب برای ویدئو داشت. با کلی جستجو فهمیدیم که اگر هنگام فیلمبرداری پرده ای سبز یا آبی پشت خود داشته باشیم بعدا می توان آن را در نرم افزارهای ویرایش ویدئو برداشت و بجای آن هر چه می خواهیم بگذاریم. به این تکنیک پرده کروماکی گفته می شود. بعد برای ویرایش ویدئوها به نرم افزار After Effect برخوردیم که یادگیری آن کمی مشکل بود اما نیاز ما هم در آن سطح نبود. لذا با کمی تحقیق بیشتر متوجه شدیم که نرم افزاری بنام Camtasia وجود دارد که در عین سادگی بخوبی پاسخگوی نیازهای ماست. پس به سمت یادگیری آن رفتیم و این مهارت را در زمانی کوتاه وارد تیم کردیم.

2- سرویس میزبانی ویدئو:

حجم ویدئوهای تهیه شده حدود 1.5 گیگابایت شد. در ابتدا خواستیم از سرویس آپارات استفاده کنیم اما ویدئوهای منتشر شده در آپارات عمومی هستند و همه به آنها دسترسی دارند پس پاسخگوی نیاز ما که قرار بود ویدئوها را بفروشیم نبود. پس تصمیم گرفتیم که ویدئوها را روی هاست خودمان آپلود کنیم چون در مشخصات طرح هاست ما نوشته بود که پهنای باند نامحدود است. ولی یکی از هم تیمی ها گفت که با آنکه آنها نوشته اند که پهنای باند نامحدود است ولی به هر حال یک حد بالا دارند. لذا برای آگاهی به آنها ایمیل زدیم و در کمال ناباوری پاسخ آنان این بود که در صورت استفاده از هاست برای میزبانی فایلهای ویدئویی هاست ما را ظرف 72 ساعت مسدود خواهند نمود. این از آن مواردی بود که واقعا نمی دانستیم که نمی دانیم. بناچار به سمت پیدا کردن راه حلهای دیگر رفتیم. متاسفانه سرویسهای خارجی زیادی وجود داشتند که به کاربران ایرانی خدمات نمی دادند از جمله youtube, vimeo, … . پس به فکر راه حلهای بومی افتادیم. شرکتی بنام کاویمو را دیدیم که کاملا پاسخگوی نیاز ما بود ولی قیمت بالایی داشت. به علاوه ما هنوز نمی دانیم که واقعا مشتری محصول ما را خواهد خواست یا نه. پس بایستی برای پرداخت هزینه های اینگونه حساس می بودیم. لذا باز هم جستجو کردیم و در نهایت سرویس میزبانی ویدئویی شرکت ابرآروان را پیدا کردیم که هم پاسخگوی نیاز ما بود و هم مدل پرداخت آن بر اساس میزان مصرف محاسبه میشد. خلاصه راه حل مناسب را اینگونه پیدا کردیم و واقعا چه سرویس خوبی. دست بچه های ابرآروان درد نکنه.

Sprint Retrospective

بررسی فرایند توسعه این محصول کلی آورده جدید برای تیم داشت. اول اینکه زیرساخت فروش آنلاین راه افتاد و از این پس هر محصول جدید را می توانیم از طریق وبسایت خود بفروشیم. بعد اینکه دانش قابل اتکایی برای تولید ویدئوهای آموزشی باکیفیت در تیم بوجود آمد. و در نهایت در صورت استفاده درست از همه مکانیزمهای اسکرام در فضای عدم قطعیت، می توان به خوبی به خلق ارزش پرداخت.

بخش مارکتینگ

چند روز مانده به نهایی شدن تولید محصول آگاهی اولیه به بازار دادیم تا منتظر لانچ این محصول باشد و چه کار خوبی بود که انتظار اولیه در مشتریان بالقوه ایجاد کردیم. در نهایت پس از اتمام کار با مشوق تخفیف، آماده شدن محصول را به بازار اعلام کردیم.

در پایان محصول غروب روز 16 اسفند نهایی و با موفقیت ریلیز شد و جالب آنکه همان شب با اطلاع رسانی به بازار 4 فقره فروش اتفاق افتاد و تیم به هدف اسپرینت رسید و واقعا چه خوشحالی زائدالوصفی برایمان ایجاد کرد. البته معنی آن این نیست که قطعا ارزشی برای بازار تولید کردیم و باید چند وقتی صبر کنیم تا فیدبکهای بازار را در مورد محصول تولیدی بگیریم و محصول و مسیرمان را بر اساس آن تطبیق دهیم.

این بود یک تجربه واقعی و فوق العاده از بکارگیری چارچوب اسکرام برای خلق ارزش در مدتی کوتاه در فضایی از پیچیدگی و نادانستگی. و واقعا چقدر خوب بود. دست همه اعضای تیم مدرسه اسکرام درد نکنه.

برای داشتن اطلاعات کامل محصول آموزشی غیرحضوری “آشنایی مقدماتی با اسکرام” لطفا به لینک زیر مراجعه فرمایید:

دوره غیرحضوری آشنایی مقدماتی با اسکرام

موسسه Scrum.org آمریکا

مدرسه اسکرام مرجع حرفه ای آموزش اسکرام

مقالات دیگر مدرسه اسکرام

خصوصیات یک تیم اسکرام بالغ

فضای کاری تیم های اجایل چگونه است؟

اسکرام مستری در ۳۰۰ کلمه

آیا چابکی آخرین هوس و موج تغییر در صنعت است؟

ارزشهای اسکرام